společnosti Maximus Resort, a.s., IČO: 269 65 437, se sídlem Hrázní 327/4a, Kníničky, 635 00 Brno, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl B, vložka 4332 (dále jen „Provozovatel“), coby správce osobních údajů, tímto informuje o zpracování osobních údajů, které provádí v souvislosti s provozováním internetové stránky Maximus Resort dostupné na www.maximus-resort.cz (dále jen „Web“), uzavíráním smluv o poskytování služeb s klienty Provozovatele (dále jen „Klient“ a „Smlouva o poskytování služeb“) a uzavíráním kupních smluv v rámci Webu s osobami, kteří o jejich uzavření projeví zájem (dále jen „Kupující“ a „Kupní smlouva“). Součástí tohoto dokumentu jsou i informace o právech, které subjektům údajů v souvislosti s výše uvedeným zpracováním náleží.
Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:
- e-mail: recepce@maximus-resort.cz
1. Za jakým účelem, na základě jakých titulů a jaké osobní údaje zpracováváme?
1.1 Uzavření a plnění Smlouvy o poskytování služeb
Aby Provozovatel mohl s Klientem sjednat a uzavřít Smlouvu o poskytování služeb, potřebuje Provozovatel tyto osobní údaje Klienta – fyzické osoby:
- identifikační údaje Klienta (jméno, příjmení, datum narození, IČO, DIČ, adresa sídla),
- kontaktní údaje Klienta (e-mail, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresa),
- platební údaje,
- informace z komunikace s Klientem, informace o uzavření plnění smlouvy o poskytování služeb.
Bez výše uvedených údajů není možné Smlouvu o poskytování služeb uzavřít ani plnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Smlouvy o poskytování služeb na žádost Klienta.
1.2 Uzavření a plnění Kupní smlouvy
Aby Provozovatel mohl s Kupujícím sjednat a uzavřít Kupní smlouvu, potřebuje Provozovatel tyto osobní údaje Kupujícího – fyzické osoby:
- identifikační údaje Kupujícího (jméno, příjmení, datum narození, IČO, DIČ, adresa sídla),
- kontaktní údaje Kupujícího (e-mail, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresa),
- platební údaje,
- informace z komunikace s Kupujícím, informace o uzavření plnění smlouvy o spolupráci.
Bez výše uvedených údajů není možné Kupní smlouvu uzavřít ani plnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Kupní smlouvy.
1.3 Plnění povinností plynoucích z právních předpisů
Provozovatel musí zpracovávat osobní údaje v případech, kdy mu to ukládá právní předpis. Pro tento účel Provozovatel zpracovává zejména osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností Provozovatele vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností, případně pak pro plnění povinností uložených zákonem České národní rady č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích, zákonem č. 314/2015 Sb. o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů a zákonem o archivnictví.
1.4 Oprávněné zájmy Provozovatele
V odůvodněných případech může Provozovatel zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana jeho oprávněných zájmů. Provozovatel však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí.
Monitoring hotelu Provozovatele: Ve společných prostorech hotelu (včetně prostorů parkoviště) máme rozmístěný kamerový systém se záznamovým zařízením, prostřednictvím kterého monitorujeme dění v hotelu. Osobní údaje osob v hotelu v tomto případě zpracováváme pro účely našeho oprávněného zájmu, kterým je ochrana majetku, života a zdraví osob v hotelu Provozovatele. Nedochází ke zpracování biometrických charakteristik. Současně je pořizován zvukový záznam. Záznam z kamerového systému je pořizován nepřetržitě.
Identifikace osob jednajících za Klienta a/nebo Kupujícího – právnickou osobu: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které nejsou smluvní stranou smlouvy s Provozovatelem, ale za Klienta a/nebo Kupujícího smlouvu uzavírají, komunikují s Provozovatelem a jinak s Provozovatelem za Klienta a/nebo Kupujícího jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat s Klientem za účelem uzavření Smlouvy o poskytování služeb, s Kupujícím za účelem uzavření Kupní smlouvy, jejího dalšího plnění, příp. uplatňování práv Klienta a/nebo Kupujícího. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu ke Klientovi a/nebo Kupujícího a údaje z komunikace s nimi.
Důkaz o souhlasu s obchodními podmínkami: V případě uzavírání smlouvy s Klientem a/nebo Kupujícím online (elektronickými prostředky) uchováváme data nezbytná k identifikaci Klienta a/nebo Kupujícího coby smluvní strany, abychom měli pro případ pozdějších pochybností nebo sporů k dispozici časové razítko jako důkaz o uzavření smlouvy a o souhlasu s našimi obchodními podmínkami v konkrétním znění.
Obrana a uplatňování právních nároků: Osobní údaje zpracováváme pro účely ochrany našeho oprávněného zájmu, kterým je zajištění možnosti naší obrany v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy (typicky ČOI apod.). Údaje zpracováváme, abychom byli schopni v případě potřeby prokázat, že jsme jednali v souladu s našimi smluvními povinnostmi a právními předpisy. V této souvislosti zpracováváme typicky identifikační a kontaktní údaje Klienta a Kupujícího, případně osob jednajících s námi za Klienta a/nebo Kupujícího, údaje o uzavřených smlouvách, jejich plnění a komunikaci s Klientem a/nebo Kupujícím, resp. osobami jednajícími za Klienta a/nebo Kupujícím.
1.5 Zasílání obchodních sdělení
V případě Klientů, se kterými jsme uzavřeli Smlouvu o poskytování služeb nebo v případě Kupujících, se kterými jsme uzavřeli Kupní smlouvu, nebo v případě jiných osob, které se aktivně a dobrovolně přihlásily k odběru našich newsletterů, zpracováváme osobní údaje těchto osob v rozsahu e-mailu a telefonního čísla za účelem zasílání informací a novinek o našich službách (obchodních sdělení).
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě Klientů, se kterými jsme uzavřeli Smlouvu o poskytování služeb nebo Kupujících, se kterými jsme uzavřeli Kupní smlouvu oprávněný zájem Provozovatele na informování o nejnovějších nabídkách Provozovatele.
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení v případě osob, které se k odběru newsletteru se samy aktivně přihlásily, aniž bychom s nimi uzavřeli smlouvu, jejich souhlas, který byl udělen právě přihlášením se k odběru obchodních sdělení.
V případě, že od nás již nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli z jejich odběru zdarma odhlásit, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, případně v rámci uživatelského účtu, nebo je možno nás kdykoli kontaktovat na kontaktním e-mailu uvedeném výše v tomto dokumentu.
2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?
Osobní údaje získáváme primárně od subjektů údajů. Nezjišťujeme si o Vás žádné další údaje, kromě těch, které nám sami dáte, resp. kterou vzniknou Vaší aktivitou v rámci Webu. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.
Osobní údaje můžeme předávat za podmínek stanovených právními předpisy orgánům veřejné správy, u nichž nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá.
Kamerový systém: Vytvořit kopii záznamu z kamerového systému na externí médium smí pouze Provozovatel nebo pověřená osoba. Takovouto kopii záznamu je možno vytvořit pouze v případě vzniku mimořádné události, a to z důvodu jejich následného dokazování a za účelem předání níže uvedeným orgánům. Záznamy z kamerového systému mohou být pro naplňování účelu kamerového systému v případě podezření na spáchání přestupku, trestného činu nebo jiného deliktu, nebo v případě žádosti na jejich poskytnutí od orgánu veřejné moci, poskytnuty relevantním orgánům za účelem výkonu jejich zákonných oprávnění (zejm. orgánům činným v trestním řízení).
Pro zpracování dat využíváme zpracovatele, primárně provozovatele IT systémů pro provoz hotelu a služby účetnictví, detailní seznam je možné poskytnout na vyžádání.
Osobní údaje mohou být předány též našim obchodním partnerům, kteří vystupují vzhledem k Vašim osobním údajům coby samostatní správci osobních údajů. Jedná se zejména o provozovatele platební brány, jejímž prostřednictvím jsou v rámci Platformy umožněny platby online.
Osobní údaje nejsou předávány mimo EU, pokud není výše uvedeno jinak.
3. Jak zpracováváme osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme primárně v elektronické podobě automatizovanými prostředky v našich IT systémech, případně v systémech našich jednotlivých zpracovatelů. Osobní údaje mohou být dále zpracovávány i manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování.
Kamerový systém: Osobní údaje jsou prostřednictvím kamerového systému snímány automatizovaně a případné vyhodnocení záznamu je manuální.
Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.
Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Váš soukromý a osobní život.
4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?
4.1 Smlouva o poskytování služeb, Kupní smlouva
Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění smlouvy s Klientem a Kupujícím zpracováváme po dobu uzavírání a plnění dané smlouvy (tj. po dobu nezbytnou ke splnění povinností plynoucí ze Smlouvy o poskytování služeb a Kupní smlouvy).
I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:
4.2 Plnění právních povinností
Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.
Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis upravující daňové a účetní povinnosti Provozovatele (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností. Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Relevantní osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví po doby tam stanovené.
Osobní údaje zpracovávané za účelem evidence cizinců budou v souladu se zákonem o pobytu cizinců zpracovávány po dobu 6 let od provedení posledního zápisu do domovní knihy, resp. po dobu 6 (šesti) let od ukončení ubytování ubytovaného podle Smlouvy o poskytování služeb, jejímž předmětem je poskytování ubytování.
Osobní údaje zpracovávané dle zákona o místních poplatcích budou zpracovávány po dobu 6 (šesti) let od provedení posledního zápisu do evidenční knihy
4.3 Oprávněné zájmy
Osobní údaje i po ukončení smlouvy s Klientem a Kupujícím zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (tj. obrana před případnými nároky Klienta a/nebo Kupujících nebo třetích stran, a to i před soudem) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt. Pokud nedojde k zahájení příslušného řízení, uchováváme tyto údaje po dobu 5 (pěti) let od ukončení smluvního vztahu s Klientem a/nebo Kupujícím.
Kamerové systémy: V případě zpracování osobních údajů kamerovými systémy zpracováváme záznamy a osobní údaje z kamerového systému výhradně po dobu, která je nezbytná ke stanovenému účelu zpracování. Doba uchovávání záznamu je 48 h, následně dochází k „přemazání“ novým záznamem a tím pádem ke smazání předchozího záznamu. Výjimkou je případ, kdy došlo k incidentu zaznamenanému kamerovým systémem – v tomto případě bude záznam dostupný po dobu nezbytnou k prošetření zjištěného incidentu.
4.4 Zasílání obchodních sdělení
Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, a osobní údaje pro tyto účely zpracováváme, dokud se z jejich odběru neodhlásíte postupem uvedeným v odst. 1.5 tohoto dokumentu.
4.5 Delší zpracování
Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.
5. Jaká máte práva?
V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu.
Odvolání souhlasu se zpracováním: Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete Váš souhlas s jejich zpracováním kdykoli svobodně a zdarma odvolat, a to prostřednictvím Vašeho uživatelského účtu, kontaktního e-mailu uvedeného výše, případně jinak, jak je uvedeno jinde v tomto dokumentu. V takovém případě nebudeme již dále Vaše osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu zpracovávat.
U osobních údajů, které nejsou zpracovány na základě souhlasu, není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda je nutné Vaše osobní údaje stále zpracovávat pro některý z výše uvedených účelů.
Vaše další práva:
Vždy Vás budeme informovat o:
- účelu zpracování osobních údajů,
- osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
- povaze automatizovaného rozhodování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového rozhodování pro subjekt údajů,
- příjemci, případně kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje předány, a v případě předání osobních údajů do třetí země i o vhodných zárukách vztahujících se na předání k zajištění bezpečnosti osobních údajů,
- plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
- veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.
Mezi Vaše další práva patří:
- požádat nás o vysvětlení,
- požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
- požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, nebo požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
- podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.
6. Jak Vaše osobní údaje chráníme
Vaše údaje chráníme. K tomu slouží zejména následující prostředky zabezpečení: implementace a vynucování interních předpisů na ochranu osobních údajů, antivirové ochrany, firewally, šifrování, řízení přístupu k osobním údajům a autorizační údaje, zálohování, fyzické prostředky ochrany a další.
